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何謂秘書

1.成為專業秘書的必備條件:溝通協調能力、高EQ與耐心


 
秘書朋友公認溝通協調能力(80.88%)、EQ與耐心(78.25%),是秘書必備的條件,而責任感(51.93%),解決問題的能力(56.32%),也是被認為應具備的條件,足見秘書經常巧伴公司的溝通高手,且須面對許多問題及壓力,必須要高EQ且有責任感的人才能適任,因此,秘書工作並非人人都可以適任;所幸,這樣的能力也可以經由訓練及學習而改進。
 
一般也認為,認為曾任秘書一職,圓融人際溝通能力(55.96%),得體的應對進退能力(53.51%) 優異的行政能力(47.54%),對轉職會有加分效果。
 
2. 秘書平日的工作
文件檔案管理仍是本次受訪秘書最主要的工作內容,佔了73.68%,主管行程安排確認42.98%,資料搜尋41.75%,會議安排及紀錄40.7%;由此可見,現今秘書的主要工作內容仍與傳統的秘書相同,只是使用的工具不同。但是由受訪對象的資歷約莫在四年以下,年紀也多在25歲以下,大多初入社會,因此基礎的行政工作會佔很大的比例。
 
據本次統計,工作繁雜瑣碎是秘書認為最辛苦的地方(60.0%),而工作的內容和責任不易界定,則是另一項秘書認為頭疼的問題(50.18%)。
 
事實上,為協助主管,秘書經常處理跨部門的工作,因此更需要主管明確的授權,以免被指為「代替上司發號司令、假傳聖旨」。至於一般上班族所認為的秘書工作量大、工時長、得隨時準備應戰,秘書朋友反似甘之如飴。
 
 
3. 秘書最應避免的錯誤有哪些
 
不論是秘書朋友和一般上班族皆認為,「洩漏機密」,以及「代替上司發號司令假傳聖旨」,是最應避免的錯誤。
 
秘書真的會知道很多機密嗎? 會的! 秘書會經手許多資料,包括機密資料,因此很多好事者會來打探消息,秘書必須具備這方面的敏感度,並謹守秘書工作的職責,保守秘密,以免鑄成大錯。
 
另外,代替上司發號司令假傳聖旨是大家所痛惡的,秘書朋友必須清楚自己的職權範圍,小心勿濫用權力。
 
秘書朋友認為,第三項應該避免的錯誤為「資訊檔案管理紊亂」,可見龐大的資訊整理是秘書共同的困擾。因為,秘書每日經手的資訊流量大,而且資訊收集也是秘書重要的工作項目,良好的檔案管理及知識管理是一項非常重要的技能,而且秘書必須同時配合上時間管理,才能讓工作得心應手;經常有人戲稱秘書必須像八爪章魚才能同時應付大量瑣碎的工作,並滿足各方的需求。
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4.秘書平均年資3.75年,平均薪資NT$30,685.49
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雖然有55.62%的受訪秘書表示喜歡目前的秘書工作,但是有高達69.82%的人表示考慮轉職。受訪者的秘書年資在二年以下高達50.0%,年資2-4年的有20.7%,超過十年年資的秘書只佔5.79%。
 
對照受訪者對薪資的滿意程度,46.32%表示普通,感到不滿意及非常不滿意的有33.86%,雖九成的受訪者的學歷在大專以上,但薪資在NT$25,000-以下就佔33.87%,原因可能因為秘書或行政人員的供給大於需求,許多人想從事秘書及行政人員等工作,但職缺有限,因此薪資水準無法提高;另外,秘書及行政人員流動速率增加是近年產生的現象,滾石不生苔,薪資的累積也相形困難。
 
5.最討厭的主管:心胸狹窄,朝令夕改,言行不一致
 
秘書最主要的工作是輔佐主管完成各項任務。但是問到秘書最討厭什麼樣的主管,由研究統計結果,得到上述排名。其實,並非表示主管都是心胸狹窄或朝令夕改的人,而是秘書在每日繁雜的工作中,喜歡得到明確的指示及授權,以免花費時間與精力作不必要的工作。
 
在此特別提醒各位秘書朋友,若想得到主管的充分授權與信任,除了要有專業的技能與知識,更重要的是您必須具備有足以讓人信賴的人格特質,而且您必須與主管培養良好的默契;人格特質與默契,除了天性以外,非常需要長時間的經營。
 
另外,由於主管必須對所作所為,承擔最後的責任,且因主管日理萬機,思考層面不同,故很有可能在最後一秒推翻先前的決定,秘書朋友的責任就是盡力配合。
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6. 什麼星座最適合秘書工作
 
根據統計,不論是秘書朋友和一般上班族皆認為,處女座是最是合作秘書工作的星座,因為秘書的工作需要細心及耐心。
 
但是,根據受訪秘書朋友的基本資料分析,12的星座的秘書人數比例相當平均,大約皆在8%上下,反倒是熱情有勁的射手座勇奪冠軍9.65%,個性兩極的雙子座則敬陪末座為5.96%。
 
其實,秘書的選任標準,通常是配合主管及公司的需求,因主管的個性不同,工作的內容不同,行業不同,就需要不同類型的秘書相佐;開朗、積極又快節奏的射手座,因能配合主管快速的腳步,所以為數眾多,而處女座吹毛求疵的個性,在追求時效的場合中,不見得有加分效果。
 
7. 若您是主管,請問您偏好用哪一類型的秘書?
 
這項調查是只對一般上班族所作的調查,其中,聰明機伶24.67%奪冠,心思縝密23.42%次之。
 
很高興秘書終於擺脫花瓶的角色,但是很可惜,需要資深專業型秘書的僅佔6.72%,顯見一般人對專業秘書的認知不足。
 
事實上,前述秘書所必須具備的條件中,溝通協調能力、高EQ與耐心等等,皆可由專業訓練改進,知識管理及時間管理也是秘書非常重要的功課,而所謂專業秘書的「專業」並非只限定在語文能力以及電腦操作技巧等,圓融的溝通協調能力、高EQ與耐心、得體的應對進退、解決問題的能力等,通常也是資深秘書最具優勢之處。

 

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